Mua hàng là khâu khởi đầu của hoạt động thương mại là quá trình vốn của doanh nghiệp được chuyển từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa. Doanh nghiệp nắm được sở hữu về hàng hóa và mất quyền sở hữu về tiền tệ hoặc phải có trách nhiệm thanh toán tiền hàng. Dưới đây là tổng quan về các phương thức mua hàng và phương pháp xác định giá mua hàng hoá trong doanh nghiệp

I. Các phương thức mua hàng và thời điểm ghi nhận hàng mua

1.1. Các phương thức mua hàng

– Mua theo phương thức nhận hàng: căn cứ vào hợp đồng kí kết đơn vị cử cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại đơn vị cung cấp hoặc trực tiếp đi thu mua hàng hóa của người sản xuất, sau đó chịu trách nhiệm chuyển hàng hóa về doanh nghiệp.

– Mua hàng theo phương thức gửi hàng: căn cứ vào hợp đồng kí kết bên bán gửi hàng đến cho doanh nghiệp tại kho hoặc tại địa điểm doanh nghiệp quy định trước.

1.2. Thời điểm ghi chép hàng mua

1.2.1. Phạm vi xác định hàng mua

* Được coi là hàng mua và hạch toán vào chi tiêu hàng mua khi đồng thời thỏa mãn 3 điều kiện:

– Phải thông qua 1 phương thức mua bán và thanh toán theo 1 thể thức nhát định

– Hàng mua phải đúng mục đích: để bán hoặc gia công chế biến để bán

– Đơn vị phải được quyền sở hữu về hàng hóa và mất quyền sở hữu về tiền tệ

* Không được coi là hàng mua trong các trường hợp sau:

– Hàng mua về được tiêu dùng trong nội bộ doanh nghiệp

– Hàng mua về để sửa chữa lớn hoặc xây dựng cơ bản

– Hàng nhận bán đại lý kí gửi

– Hàng hao hụt tổn thất trong quá trình mua theo hợp đồng bên bán phải chịu

– Trường hợp ngoại lệ được coi là hàng mua: hàng hóa hao hụt tổn thất trong quá trình mua theo hợp đồng bên mua phải chịu

1.2.2. Thời điểm xác định hàng mua

– Là thời điểm chuyển tiền sở hữu, thời điểm này xác định phụ thuộc vào phương thức mua hàng

+ Nếu mua theo phương thức nhận hàng thì là thời điểm chuyển tiền sở hữu đi, cán bộ nghiệp vụ nhận hàng hóa kí xác nhận vào chứng từ đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán

+ Nếu mua theo phương thức gửi hàng thì là thời điểm chuyển tiền sở hữu đi, đơn vị nhận được hàng hóa do bên bán chuyển đến, kí xác nhận vào chứng từ đã thanh toán tiền hàng hoặc kí chấp nhận thanh toán

II. Phương thức xác định giá thực tế hàng mua

* Phải tuân thủ nguyên tắc giá gốc

– Đối với hàng hóa mua ngoài

Giá thực tế hàng mua = Giá thanh toán với người bán+ thuế nhập khẩu, TTĐB+ chi phí phát sinh khi mua- chiết khấu TM, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại

– Thuế GTGT  của hàng mua có tính vào giá thực tế của hàng hóa hay không phụ thuộc vào hàng mua dung cho hoạt động kinh doanh dùng cho hoạt động kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế hay không chịu thuế GTGT và doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ hay trực tiếp

– Trường hợp hàng mua về có bao bì đi cùng hàng hóa có tính giá riêng thì trị giá bao bì phải được bóc tách và theo dõi riêng trên TK 1532

– Trường hợp hàng mua về chưa bán ngay mà phải qua gia công chế biến thì toàn bộ chi phí trong quá trình gia công chế biến sẽ được tính vào giá thực tế của hàng hóa nhập kho

Giá thực tế hàng hóa = Giá hàng hóa xuất gia công chế biến + chi phí gia công chế biến

III.Phương pháp xác định giá mua hàng hoá

Giá thực tế của hàng hoá mua vào được xác định theo công thức sau:

Giá thực tế hàng hóa mua ngoài = Giá mua của hàng hóa + Các khoản thuế không hoàn lại + Giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại, hoa hồng + Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng

Trong đó:

– Giá mua của hàng hoá là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán theo hợp đồng hay hoá đơn. Tuỳ thuộc vào phương thức tính thuế giá trị gia tăng doanh nghiệp đang áp dụng, giá mua hàng hoá được quy định khác nhau. Cụ thể:

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, giá mua của hàng hoá là giá mua chưa có thuế giá trị gia tăng đầu vào.

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp trên giá trị gia tăng và đối với những hàng hoá không thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng thì giá mua của hàng hoá bao gồm cả thuế giá trị gia tăng đầu vào.

– Các khoản thuế không được hoàn lại ở đây bao gồm: thuế nhập khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) của hàng mua.

– Khoản giảm giá hàng mua là số tiền mà người bán giảm trừ cho người mua do hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu….

– Khoản chiết khấu thương mại là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với số lượng lớn.

– Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hoá, chi phí bảo hiểm, chi phí lưu kho, lưu bãi, chi phí hao hụt tự nhiên trong khâu mua…. Đối với hàng hoá nhập khẩu, chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng  còn bao gồm: các khoản lệ phí thanh toán, lệ phí chuyển ngân, lệ phí sửa đổi L/C (nếu thanh toán bằng thư tín dụng) hay hoa hồng trả cho bên nhận uỷ thác nhập khẩu (đối với hàng nhập khẩu uỷ thác).

Ngoài ra, trong trường hợp hàng mua vào trước khi bán ra cần phải sơ chế, phơi đảo, phân loại, chọn lọc, đóng gói… thì toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình đó cũng được hạch toán vào giá thực tế của hàng mua.

Như vậy, về thực chất, giá thực tế của hàng mua chỉ bao gồm 2 bộ phận: giá mua hàng hoá và chi phí thu mua hàng hoá.

– Giá mua hàng hoá: Gồm giá mua phải trả theo hoá đơn hay hợp đồng (có hoặc không có thuế giá trị gia tăng đầu vào) cộng (+) với số thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt cùng các khoản chi phí hoàn thiện, sơ chế… trừ (-) khoản giảm giá hàng mua và chiết khấu thương mại được hưởng.

– Chi phí thu mua hàng hoá: Gồm các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc thu mua hàng hoá như: vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức, công tác phí của bộ phận thu mua….