Doanh nghiệp bạn có đang sử dụng một phần mềm kế toán hiệu quả? Điều kiện của một phần mềm kế toán hiệu quả? Doanh nghiệp cần xem xét gì trước khi quyết định mua một phần mềm kế toán? Phần mềm kế toán rẻ có phải là lựa chọn số 1 cho doanh nghiệp bạn?  lựa chọn phần mềm kế toán hiệu quả

Các tiêu chí của 1 phần mềm kế toán hiệu quả:

– Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán; khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán.

– Phần mềm kế toán áp dụng tại các đơn vị kế toán phải đảm bảo các yêu cầu của pháp luật hiện hành về kế toán.

– Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có.

– Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán.

– Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu.

 Điều kiện của phần mềm kế toán

– Phần mềm kế toán trước khi đưa vào sử dụng phải được đặt tên, thuyết minh rõ xuất xứ, tính năng kỹ thuật, mức độ đạt các tiêu chuẩn hướng dẫn tại Thông tư này và các quy định hiện hành về kế toán.

– Phần mềm kế toán khi đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướng dẫn cụ thể kèm theo để giúp người sử dụng vận hành an toàn, có khả năng xử lý các sự cố đơn giản.

– Phần mềm kế toán do tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị kế toán cung cấp phải được bảo hành trong thời hạn do hai bên thỏa thuận, ít nhất phải hoàn thành công việc kế toán của một năm tài chính.

Dưới đây là một số nội dung cần xem xét trước khi quyết định chọn mua phần mềm kế toán.

– Yêu cầu nhà cung cấp phần mềm gửi hoặc cài đặt cho bạn phiên bản dùng thử. Bạn cần thêm nhiều thời gian để kiểm tra, xác nhận xem liệu đó có phải là phần mềm bạn đang cần? Nó có thực sự đáp ứng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp bạn? Phần mềm vận hành tốt và ít khi xảy ra lỗi, sai sót trong quá trình cập nhật dữ liệu.

– Phần mềm có thân thiện với người dùng? Dễ sử dụng cho mọi đối tượng khách hàng, quy trình nhập liệu đơn giản.

– Chọn những phần mềm có tính năng cài đặt, sửa lỗi (cài lại) đơn giản hoặc hoàn toàn tự động để hạn chế thấp nhất rủi ro.

– Có nên đặt vấn đề giá cả phần mềm lên đầu tiên? Giá cả khá quan trọng. Tuy nhiên, giá thấp quá cũng nên đặt dấu chấm hỏi, vì công ty nào cũng phải trả lương nhân viên, chi phí thuê mặt bằng, dịch vụ các thứ … Chắc chắn họ không thể hỗ trợ tốt nếu bán phá giá cho bạn. Có những người, công ty cung cấp phần mềm cho bạn và thu tiền một lần xong rồi thôi.

– Nên chọn các công ty cung cấp mềm lớn hay nhỏ? Các công ty phần mềm nhỏ có khuynh hướng phục vụ khách hàng tốt hơn. Điều có có đúng không khi đa số các công ty lớn đều chạy theo doanh số và họ phải phục vụ cho rất nhiều khách hàng. Trong số các khách hàng lớn nhỏ khác nhau có thể doanh nghiệp bạn sẽ được coi trọng?

– Sử dụng phần mềm kế toán miễn phí – Đó có phải là một sự lựa chọn thông minh? Chứa đựng nhiều nguy cơ, rủi ro khó lường, đôi khi miễn phí phần mềm đó là chiêu trò của nhà cung cấp. Nhà sản xuất phần mềm luôn có thể biết ai đang dùng phần mềm của họ, rất có thể, vào một ngày bạn sẽ nhận được một thông báo: bạn đang dùng phần mềm của họ và họ gửi cho bạn một báo giá trên trời, nếu bạn không trả tiền đương nhiên dữ liệu bạn nhập từ trước đến nay sẽ không còn nữa.  Bao nhiêu công sức nhập dữ liệu cộng với những số liệu quan trọng nhiều khi bạn không lưu trên giấy tờ sổ sách nay không cánh mà bay, nếu bạn không đồng ý trả cái giá trên trời đó.