Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản. Thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm 40% – 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp.  Hàng tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai. Dưới đây là 4 bước để quản lý hiệu quả hàng tồn kho trong  doanh nghiệp:

Sắp xếp hàng hóa vật tư khoa học

Hàng hóa được sắp xếp khoa học là một trong những yếu tố giúp việc tìm kiếm, vận chuyển, nhập xuất kho được tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và sức lực. Những hàng hóa được sử dụng thường xuyên, số lượng lớn nên để ở vị trí gần với cửa ra vào và ngược lại. Có được cách sắp xếp, bố trí hàng hóa, vật tư khoa học là một trong những yếu tố giúp tiết kiệm diện tích kho bãi, gia tăng năng suất lao động cùng với việc tra xuất, quản lý, kiểm soát được thuận tiện, dễ dàng hơn. Tuy nhiên, hầu hết các công ty đều gặp khó khăn trong việc sắp xếp hàng hóa vật tư khoa học trên cả sổ sách lẫn trong kho bãi.

Kiểm tra hàng hóa vật tư định kì thường xuyên

Đây là một trong những bước quan trọng trong quản lý kho hàng khi số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho quá lớn và không được sắp xếp khoa học thì việc kiểm tra, thống kê lại càng khó khăn hơn. Công tác kiểm tra hàng hóa vật tư định kì thường xuyên là một hoạt động cần thiết để xác định lượng hàng hóa thực tế trong kho với trên giấy tờ, sổ sách quản lý có chính xác hay không? Và cũng là một hoạt động giúp hàng hóa được luân chuyển liên tục, tránh tình trạng hàng hóa/vật tư bị hỏng hóc, hao mòn, giảm giá trị sử dụng trong kho mới được thanh lý.

Xác định định mức tồn kho định kì.

Định mức tồn kho là số lượng hàng hóa được xác định luôn được duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời khi có nhu cầu sử dụng phát sinh và giúp duy trì hoạt động kinh doanh của DN diễn ra liên tục, không bị gián đoạn.
Nếu DN chỉ quản lý xuất, nhập hàng hóa trong kho một cách đơn thuần mà không có kế hoạch tính toán, chuẩn bị cho lượng hàng hóa/vật tư định mức cần thiết tồn trong kho để đối phó với những tình huống bất ngờ thì DN sẽ có nguy cơ đối mặt với việc bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh hoặc công việc kinh doanh bị gián đoạn. Tuy nhiên, việc để hàng tồn kho quá lớn sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn của DN cũng như làm tăng nhiều chi phí bảo quản, mặt bằng,…để lưu trữ hang hóa.
Do đó, việc xác định định mức tồn kho tối ưu là một hoạt động vô cùng cần thiết và cần được tiến hành một cách định kì, thường xuyên.

Dành thời gian tìm hiểu hết các tính năng của phần mềm, cũng như đầu tư cho đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ.

Việc các doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư ứng dụng phần mềm vào công tác Quản lý kho hàng, điều hành doanh nghiệp đồng thời đầu tư thờihàng gian để tìm hiểu, khai thác và sử dụng hết các tính năng của phần mềm là một trong những điều thiết thực nhất. Cùng với đó, doanh nghiệp nên mở những khóa đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ cho nhân viên nhằm giúp cho hoạt động quản lý kho của doanh nghiệp hiệu quả hơn và tránh gây lãng phí nhiều nguồn lực sau này. Người quản lý có thể chọn một phần mềm quản lý kho hàng dễ sử dụng, đem lại hiệu quả cao như Simply Stock Management để giảm thiểu tối đa lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp.

Hàng tồn kho không chỉ có tồn kho thành phẩm mà còn có tồn kho sản phẩm dở dang, tồn kho nguyên vật liệu/linh kiện và tồn kho công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất…Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết và chủ yếu trong quản trị sản xuất tác nghiệp.