Ngày nay, nhờ những ưu điểm mà phần mềm đem lại, việc sử dụng phần mềm phục vụ cho công tác quản lý hàng tồn kho ngày càng trở lên phổ biến. Phần mềm Thiên Long xin chia sẻ với bạn đọc bài viết: “Làm sao để quản lý kho hàng hiệu quả mà không cần dùng tới phần mềm quản lý”. Hy vọng bài viết sẽ giúp cho các đơn vị còn loay hoay trong công tác quản lý hàng tồn kho sẽ nhanh chóng tìm được hướng đi đúng đắn cho mình.

Bước 1:  Hãy học tập quy tắc 5S của người Nhật. 

 Như các bạn đã biết cách thức quản lý, làm việc khác so với các nước khác trên thế giới. Nhật Bản đề cao tinh thần tự giác làm việc. Quy tắc đầu tiên được nhắc đến trong quá trình sản xuất đó là quy tắc 5S (SEIRI – SEITON – SEISO – SEIKETSU – SHITSUKE) hay SÀNG LỌC – SẮP XẾP – SẠCH SẼ – SĂN SÓC – SẴN SÀNG.  Hãy kết thúc kho hàng mỗi ngày gọn gàng, ngăn nắp, luôn để kho hàng của bạn gọn gàng trước khi đóng cửa và vì vậy mọi khâu về xử lý đơn hàng phải được hoàn tất trước đó. Vào cuối ngày, hãy đảm bảo rằng hàng hóa trong kho được sắp xếp gọn gàng và hàng tồn kho sẽ nằm đúng vị trí của mình thay vì chỉ nằm lung tung chờ cho ngày hôm sau để bắt đầu lộn xộn. Đừng để kho hàng của mình trở thành mê cung

Bước 2: Doanh nghiệp bắt đầu bằng công tác bảo trì kho tốt. 

Doanh nghiệp nên kiểm tra cách tổ chức kho hàng thường xuyên theo ngày, tuần, tháng hoặc quý. Công việc kiểm tra kho hàng nên được thực hiện thường xuyên. công tác kiểm kê định kỳ sẽ giúp bạn kiểm soát hàng hóa tồn lại trong kho của bạn một cách chính xác nhất. Việc sắp xếp hàng hóa trong kho nên được bắt đầu ngay từ những ngày đầu tiên. Muốn vậy, việc đưa ra danh sách các mặt hàng kiểm tra hàng ngày cho các thủ kho – người chịu trách nhiệm về bảo trì của kho hàng hóa là việc làm cần thiết, không thể bỏ qua.

Bước 3.Thông qua các báo cáo và công tác kiểm kê hàng hóa, bạn sẽ biết rõ các mặt hàng bán chạy. 

Việc phân loại hàng hóa là việc làm cần thiết. Có nhiều cách phân loại hàng hóa theo nhiều tiêu chí khác nhau. Việc phân loại hàng hóa, sắp xếp các mặt hàng bán chạy ở gần khu vực vận chuyển, đảm bảo chúng có thể lấy được sẽ giúp bạn dễ dàng thấy được, bạn sẽ giúp nhân viên tiết kiệm được rất nhiều thời gian lao động vô ích.

Bước 4.  Cần quy hoạch lại khu vực nhập hàng hóa.

Lỗi nhập hàng hóa xảy ra khi các nhân viên quản lý kho hàng không đủ không gian để làm việc. Tránh được lỗi ở khâu này, bạn sẽ được giải thoát khỏi tất cả các vấn đề không tốt sau này trong chu kỳ bán hàng cũng như mất nhiều thời gian, tiền bạc, uy tín. Vì vậy việc bố trí cho họ một văn phòng làm việc nhỏ ở cuối kho là một việc làm cần thiết.

Bước 5. Hãy cho tất cả hàng trong kho của bạn một cái tên. Dán nhãn tất cả mọi thứ

Có vẻ khó hiểu nhưng điều này lại là đúng. Hãy dán nhãn tất cả mọi thứ, dán nhãn bất kỳ sản phẩm nào trong kho của bạn. Dán nhãn lên chúng để làm cho người lấy hàng chọn đúng hàng trong kho dễ dàng hơn. Tất cả là để giảm sai sót trong quá trình này – một số biện pháp phòng ngừa đơn giản sẽ giúp bạn thoát khỏi rắc rối trong tương lai.

Bước 6. Nên giảm thiểu việc ra vào của các đối tượng không được phép. 

bạn có thể kế đến một số biện pháp sau để giảm thiểu nguy cơ từ các thành phần ngoại bang này đột nhập khu cất trữ hàng tồn kho của bạn như sau: Cấp cho nhân viên của bạn một số đồng phục, yêu cầu đeo thẻ… việc này sẽ giúp cho việc phát hiện những người làm trong kho của bạn và những người không

Bước 7. Kiểm soát chặt hơn khâu quản lý đơn hàng.

Để tránh phải sửa chữa sai lầm trong khâu quản lý đơn hàng. Bạn nên giao cho một nhân viên phụ trách quản lý các đơn hàng hóa. Nên phân loại các đơn hàng ưu tiên. Việc phân loại này có thể thực hiện dựa trên màu sắc. Đối với đơn hàng ưu tiên khác nhau, bạn có thể chọn các mẫu đơn hàng khác nhau. Viêc phân loại này sẽ giúp bạn dễ dàng xác định được đâu là đươn hàng cần được ưu tiên chuyển cho những nhóm hàng VIP.

Nguồn: Tổng hợp