Khi lập báo cáo tài chính, kế toán cần phải kiểm tra lại toàn bộ số liệu đã ghi chép, tính toán trong kỳ nhằm bảo đảm sự đáng tin cậy của các chỉ tiêu kinh tế sẽ được trình bày trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh lúc cuối kỳ.

1. Nội dung và kết cấu của bảng cân đối số phát sinh
Bảng cân đối số phát sinh được xây dựng trên 2 cơ sở:
– Tổng số dư bên Nợ của tất cả các tài khoản tổng hợp phải bằng tổng số dư bên Có của tất cả các tài khoản tổng hợp.
– Tổng số phát sinh bên Nợ của tất cả các tài khoản tổng hợp phải bằng tổng số phát sinh bên Có cửa tất cả các tài khoản tổng hợp.
2. Phương pháp lập bảng
– Cột số thứ tự: Dùng để đánh số theo tuần tự cho các tài khoản đã sử dụng trong kỳ từ tài khoản thứ nhất cho đến hết.
– Cột tên tài khoản: Dùng để ghi số hiệu và tên của tài khoản của tất cả các tài khoản tổng hợp từ loại 1 đến loại 9. Mỗi tài khoản ghi trên một dòng, ghi từ tài khoản có số hiệu nhỏ đến số hiệu lớn không phân biệt tài khoản có còn số dư cuối kỳ hay không hoặc trong kỳ có số phát sinh hay không.
– Cột số dư đầu kỳ: Ghi số dư đầu kỳ của các tài khoản tương ứng. Nếu số dư bên Nợ ghi vào cột Nợ, số dư bên Có ghi vào cột Có.
– Cột số phát sinh trong kỳ: Ghi tổng số phát sinh trong kỳ của tài khoản tương ứng, tổng số phát sinh bên Nợ ghi vào cột Nợ, tổng số phát sinh bên Có ghi vào cột Có.
– Cột số dư cuối kỳ: Ghi số dư cuối kỳ của các tài khoản tương ứng. Nếu số dư bên Nợ ghi vào cột Nợ, số dư bên Có ghi vào cột Có.
– Cuối cùng, tính ra. tổng số của tất cả các cột để xem giữa bên Nợ và bên Có của từng cột: Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ có bằng nhau từng cặp một hay không.
3. Tác dụng của bảng cân đối số phát sinh
– Bảng có tác dụng trong việc kiểm tra công việc ghi chép, tính toán. Thể hiện ở những điểm:
+ Xét theo động tổng cộng thì: Tổng số bên Nợ và bên Có của từng cột số dư đầu kỳ, số phát sinh, số dư cuối kỳ nhất thiết phải bằng nhau (3 = 4, 5 = 6, 7 = 8).

+ Xét theo từng tài khoản trên từng dòng thì: Số dư cuối kỳ phải bằng số dư đầu kỳ cộng phát sinh tổng trừ phát sinh giảm. Nếu không xảy ra như trên thì trong ghi chép, tính toán chắc chắn có sai sót.

4.Các phương pháp kiểm tra số liệu kế toán
– Nhìn vào bảng có thể đánh giá tổng quát về tình hình tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của đơn vị.
– Cung cấp tài liệu để lập bảng cân đối kế toán.
– Cung cấp tài liệu cho việc phân tích hoạt động kính tế.
5) Cấu trúc của nó gồm có 8 cột:
– Cột 1 là Số hiệu tài khoản: được ghi nhận từ tài khoản loại 1 đến tài khoản loại 9 ( Những tài khoản không có số liệu thì không cần phải thể hiện trên bảng cân đối số phát sinh.

– Cột 2 là tên gọi của tài khoản đó;

– 6 cột tiếp theo được chia ra làm 3 nhóm:
+Nhóm 1: Số dư đầu kỳ;
+Nhóm 2: Số phát sinh trong kỳ;
+Nhóm 3: Số dư cuối kỳ. Trong mỗi nhóm đều có 2 cột Nợ và Có.

6) Lập bảng Cân đối số phát sinh, sẽ căn cứ vào:

1- Cơ sở: Sổ nhật ký chung, tập hợp tất cả các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày, kể cả các bút toán kết chuyển cuối kỳ.

2- Cách lấy số liệu lọc theo từng tài khoản từ loại 1 đến loại 9.

3- Nguyên tắc: Báo cáo này lập đúng khi trong mỗi nhóm: Tổng Nợ = Tổng có

Nguồn: Kế toán thực hành