Ở thời điểm cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt, các doanh nghiệp để tồn tại cần có sự điều hành quản lý hoạt động kinh doanh của mình một cách hiệu quả để đứng vững trên thị trường và ngày càng phát triển hơn. Muốn quản lý tốt và kinh doanh có hiệu quả doanh nghiệp phải biết sử dụng kế toán như là một công cụ quản lý quan trọng và không thể thiếu được. Đặc biệt là để quản lý tốt nghiệp vụ tiêu thụ sản phẩm hàng hóa thì công tác kế toán bán hàng phải phát huy hết vai trò chức năng của nó, cần phải biết tổ chức công tác này một cách hợp lý, khoa học và thường xuyên được hoàn thiện phù hợp với từng doanh nghiệp và phù hợp với tình hình thị trường.

Và để hoạch định chính sách nhằm ổn định doanh thu, hiệu quả kinh doanh nhà quản trị cần thông tin mang tính chất quản lý các khâu bán hàng ở bộ phận kế toán, chính vì vậy để kiểm soát, tổ chức chặt chẽ ở công tác kế toán bán hàng được doanh nghiệp cho là cần thiết ở hiện tại cũng như tương lai.

Công việc của một kế toán bán hàng cũng khá đơn giản, không đòi hỏi quá nhiều kỹ năng cũng như kinh nghiệm thực tế, nếu bạn chưa có kinh nghiệm đi làm thì nhà tuyển dụng có thể huấn luyện bạn 1 vài buổi là bạn có thể làm được. Nhưng trước tiên để có thể làm tốt được công việc này thì bạn nên trau dồi cho mình thêm kỹ năng về tin học văn phòng thật kỹ, thêm nữa là khả năng giao tiếp, thuyết phục, chăm sóc khách hàn

Để trở thành một kế toán bán hàng, mỗi người phải tự chuẩn bị cho mình những kỹ năng cần thiết phù hợp với công việc. Với kế toán bán hàng đòi hỏi cần thành thạo máy tính vào những công việc cụ thể như tạo bảng hàng hóa, tạo vùng nhập dữ liệu, sử dụng các hàm tính toán.

Sau đây là các kỹ năng cần có của một kế toán bán hàng:

– Định khoản và phân loại chứng từ theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

– Lập tờ khai hàng hoá mua vào theo biểu mẫu kê khai thuế GTGT.

– Đóng chứng từ theo nghiệp vụ phát sinh , số thứ tự ,thời gian. Lưu trữ , bảo quản.

– Lập hóa đơn tài chính căn cứ theo hợp đồng kinh tế và đơn đặt hàng đã ký khi đầy đủ điều kiện ghi nhận doanh thu.

– Cập nhật theo dõi việc giao nhận hóa đơn (mở sổ giao và ký nhận ) .

– Mở sổ theo dõi các hợp đồng kinh tế dài hạn

– Lập ,theo dõi thu hồi các biên bản chỉnh sửa ,thanh huỷ hóa đơn kịp thời .

– Hằng tháng , quý , năm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tài chính trong kỳ (theo biểu mẫu của Cơ quan Thuế)

– Cân đối số thuế đầu ra phải nộp với số thuế đầu vào để có biện pháp xuất hóa đơn cho hợp lý.

– Sắp xếp lưu trữ, bảo quản hóa đơn tài chính đã sử dụng.

– Theo dõi, xác nhận và nhắc nhở các khoản tạm ứng nội bộ

– Lên kế hoạch thu công nợ và liên hệ với khách hàng.

– Lập báo cáo tuổi nợ và các báo cáo công nợ phải thu theo yêu cầu quản lý.

Các chức năng chính của kế toán bán hàng 

– Cập nhật các hoá đơn bán hàng, bao gồm hoá đơn bán hàng hoá và hoá đơn bán dịch vụ.

– Theo dõi tổng hợp và chi tiết bán hàng ra.

– Theo dõi bán hàng theo bộ phận, cửa hàng, nhân viên bán hàng, theo hợp đồng.

– Tính thuế GTGT của hàng hoá bán ra.

– Phân hệ kế toán bán hàng liên kết số liệu với phân hệ kế toán công nợ phải thu, kế toán tổng hợp và kế toán hàng tồn kho.

– Theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng công nợ của khách hàng.

– Phân hệ kế toán công nợ phải thu liên kết số liệu với phân hệ kế toán bán hàng, kế toán tiền mặt, tiền gửi để có thể lên được các báo cáo công nợ và chuyển số liệu sang phân hệ kế toán tổng hợp.

Mẫu chứng từ kế toán bán hàng hay sử dụng 

– Chứng từ kế toán bán hàng sử dụng sẽ là :

– Thẻ quầy hàng

– Bảng thanh toán hàng đại lý ( nếu là bên nhận làm đại lý)

– Phiếu thu tiền bán hàng

– Hóa đơn GTGT, hoặc hóa đơn bán hàng thông thường

– Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( nếu có chi nhánh của hàng phụ thuộc, và áp dụng loại hóa đơn này khi giao nhận)

– Phiếu xuất kho hàng đại lý – nếu có giao hàng đại lý

– Bảng kê bán hàng ( dùng để liệt kê hàng bán giá trị thấp, khách mua hàng không càn hóa đơn) , bảng kê này sẽ là cơ sổ để cuối ngày xuất hóa đơn

Công việc cụ thể của một kế toán bán hàng:

• Thực hiện các nghiệp vụ kế toán phát sinh tại công ty

– Làm báo giá, hợp đồng.

• Làm thẻ Vip khách hàng (nếu có)

– Tư vấn, chăm sóc khách hàng.

– Đốc phúc công nợ

– Cập nhật giá cả, sản phẩm mới.

– Quản lý thông tin khách hàng. Sổ sách, chứng từ liên quan đến bán hàng của công ty

Hàng ngày kế toán bán hàng phải:

+ Nhập số liệu bán hàng, mua hàng vào phần mềm kế toán

+ Tổng hợp số liệu bán hàng, mua hàng hàng ngày báo cáo cho TP Kế toán.

+ Hỗ trợ Kế toán tổng hợp

+ Kiểm tra đối chiếu số liệu mua bán hàng trên phần mềm với số liệu kho và công nợ

+ Theo dõi, tính chiết khấu cho Khách hàng

+ Hỗ trợ bộ phận kế toán khi cần

• Các công việc khác theo yêu cầu của ban giám đốc.

– Công việc cuối ngày:

+ Cuối ngày vào bảng kê chi tiết các hoá đơn bán hàng và tính tổng giá trị hàng đã bán, thuế GTGT (nếu có) trong ngày

+ Thực hiện việc đối chiếu với thủ kho về số lượng xuất, tồn vào cuối ngày.

Trên đây là những công việc mô tả, còn công việc cụ thể sẽ phải phụ thuộc vào cách thức làm việc của từng công ty, doanh nghiệp

Nguồn: Tổng hợp