Quy luật 80/20 (hay quy luật Pareto) được đặt theo tên của nhà kinh tế học người Ý Vilffredo Pareto. Ông là người đầu tiên đưa ra khái niệm về tỉ lệ 80/20 với kết luận: 80% đất ở Ý là thuộc sở hữu của 20% dân số và 20% dân số Ý sở hữu 80% tài sản của nước này. Có thể hiểu quy luật 80/20 là quy luật thiểu số quan trọng và phân bố các nhân tố, nó nói lên rằng: nhìn chung, 80% kết quả là từ 20% nguyên nhân.Ứ ng dụng tốt hơn nguyên lý 80/20 trong quản lý thời gian

Quy luật này được ứng dụng ở nhiều lĩnh vực khác với các phát biểu tương tự: 20% tội phạm là nguyên nhân của 80% các vụ phạm tội, 20% số người lưu thông trên đường tạo ra 80% các vụ tai nạn, 20% những lỗi hàng hoá làm nảy sinh 80% các vấn đề rắc rối, 20% khách hàng tạo ra 80% lợi nhuận cho một doanh nghiệp,…

Quản Lý Thời Gian Theo Quy Luật 80/20

Ở vị trí quản lý, bạn luôn thấy mình không có thời gian để làm việc và nghỉ ngơi. “Ôi, tôi không có thời gian để làm hết việc!” bạn thường đau khổ phàn nàn như vậy. Thế nhưng, bạn vẫn thấy nhiều người cực kỳ thành công, họ bận rộn biết bao, nhưng vẫn có thời gian để chơi tennis, chơi golf với bè bạn… Làm thế nào để các CEO, các chính trị gia cực kỳ bận rộn vẫn có thời gian cho riêng mình? Câu trả lời là họ nắm vững bí quyết quản lý thời gian để luôn thành công trong công việc.

Trước hết, bạn phải lập kế hoạch làm việc và đánh dấu những việc ưu tiên (nằm trong 20%) cần làm theo thứ tự cụ thể. Việc thử thách bản thân với một lịch làm việc dày và những mục tiêu  cao được xác định rõ ràng sẽ góp phần kích thích phát huy khả năng quản lý, phân bố thời gian và công việc của bạn.

Đối với một nhân viên quản trị nội dung web, khi bắt đầu chạy một dự án, thay vì chia nhỏ thời gian và sự quan tâm cho tất cả các vấn đề từ cách bố cục danh mục, chủ đề bài viết, nội dung cụ thể đến xử lý hình ảnh rồi những tiện ích cho người sử dụng, thì trước hết nên tập trung toàn lực cho việc lên  một ý tưởng, kế  hoạch tổng thể với thời gian chi tiết để phát triển nội dung web theo đúng lộ trình và tiến độ. Vấn đề ở chỗ bạn phải ý thức được đâu là việc quan trọng nhất và cần phải ưu tiên để vẫn đạt được 80% kết quả cuối cùng chỉ với 20% sức lực chứ không phải chia sức cho tất cả.hức tạp gia tăng lãng phí, sự đơn giản mang lại hiệu quả

Bạn nên biết rằng phần lớn các hoạt động kinh doanh sẽ không mang lại lợi ích nào thiết thực, không được thấu hiểu, không được quản lý tốt dẫn đến thừa thải, lãng phí. Trong khi đó một tỷ lệ nhỏ hoạt động kinh doanh sẽ luôn rất hiệu quả và được khách hàng đánh giá cao mà thường lẫn lộn giữa những hoạt động kém hiệu quả hơn. Nếu nghiên cứu những kết quả do công ty bạn làm ra, thường thì bạn sẽ thấy 1/4 đến 1/5 hoạt động tạo nên 3/4 hoặc 4/5 lợi nhuận. Hãy làm sinh sôi nảy nở 1/4 hoặc 1/5 đó. Hãy tăng tính hiệu quả của phần còn lại lên gấp bội hoặc loại bỏ nó đi. Mấu chốt nằm ở chỗ bạn phải biết cắt giảm khối lượng công việc lãng phí, tập trung vào làm những công việc thực sự trọng yếu, giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp, mang lại những giá trị trực tiếp và đáng  kể.

Quản lý và sử dụng thời gian hiệu quả     

Dù bạn làm sếp  hay nhân viên thì việc quản lý và sử  dụng thời gian hợp lý theo công thứ 80/20 là cực kỳ quan trọng. Bạn nên nhớ rằng 80% những nỗ lực không tập trung của chúng ta chỉ mang đến 20% kết quả. Vì vậy, hãy biết cách tổ chức công việc để chỉ với 20% nỗ lực bạn sẽ thu về 80% kết  quả.

Thách thức của chúng ta không phải là quản lý thời gian, mà là làm sao quản lý được chính mình.

Steven Covey, tác giả quyển sách nổi tiếng “7 thói quen người thành đạt” cho rằng “Thách thức của chúng ta không phải là quản lý thời gian, mà là làm sao quản lý được chính mình.” Vì vậy, để luôn thành công trong công tác quản lý, bạn cần biết cách quản lý công việc thật hiệu quả trong 24 giờ quý báu của một ngày.

Quy luật 80:20

Theo nguyên tắc Pareto ’80:20′, 80% những nỗ lực không tập trung của chúng ta chỉ mang đến 20% kết quả. Khi làm sếp, bạn sẽ có những công việc “quan trọng” mang tính chiến lược và những việc hàng ngày “kém quan trọng hơn”. Thói thường, bạn thích làm những việc “kém quan trọng” trước (như trả lời email, gọi điện thoại, những việc hàng ngày khác…) vì chúng không bắt bạn phải “động não” nhiều, nhưng chúng chiếm đến… 80% thời gian vàng của bạn. Bạn chỉ còn lại 20% thời gian quý báu trong ngày để giải quyết những việc quan trọng mà thôi.

Để khắc phục, bạn cần lên “danh sách việc phải làm”. Hãy kiên quyết tập trung cho những việc quan trọng nhất. Hãy đánh số ưu tiên cho các công việc quan trọng trong ngày: 1 dành cho công việc quan trọng nhất, 2 cho công việc quan trọng tiếp theo và cứ thế…làm việc

Nếu bạn thích chinh phục thử thách, việc đặt ra mục tiêu cao sẽ tạo nên áp lực thật thú vị, kích thích khả năng quản lý công việc của bạn hết sức hiệu quả.

Thử thách mình với lịch làm việc thật “dày”

Bạn dự định làm bao nhiêu việc mỗi ngày? Bạn có thấy rằng nếu đặt mục tiêu hoàn thành 1 việc mỗi ngày, bạn sẽ dành gần hết thời gian ngày đó để hoàn thành việc này? Nhưng nếu bạn đề ra mục tiêu hoàn thành 2 việc trong cùng ngày, bạn sẽ hoàn thành tốt cả hai. Vậy nếu bạn đặt ra mục tiêu hoàn thành 10 việc trong một ngày, bạn có làm hết không? Dĩ nhiên bạn sẽ không thể hoàn thành tất cả vì bị quá tải. Nhưng bạn có khả năng hoàn tất 7 đến 8 việc trong số đó. Nếu bạn thích chinh phục thử thách, việc đặt ra mục tiêu cao sẽ tạo nên áp lực thật thú vị, kích thích khả năng quản lý công việc của bạn hết sức hiệu quả.

Tập trung cao để giải quyết dứt điểm công việc

Khả năng làm nhiều việc một ngày có thể rất thú vị đối với bạn. Tuy nhiên đừng để rơi vào chiếc bẫy ôm đồm quá nhiều việc cùng lúc khiến cho công việc của bạn kém hiệu quả. Hãy áp dụng nguyên tắc “giải quyết dứt điểm từng việc một”. Biến thể của lời khuyên truyền thống “Đừng để đến buổi chiều việc bạn có thể làm ngay sáng hôm nay” có thể rất hữu ích với bạn trong trường hợp này. Đồng thời, bạn đừng để những việc linh tinh cắt ngang công việc bạn đang làm dở dang. Nhân viên cần xin ý kiến gấp, email và chat nội bộ là một trong những nguyên nhân khiến bạn mất tập trung và thế là ý tưởng của bạn đột nhiên bay biến hết! Để tăng độ tập trung cho công việc, trong ngày bạn hãy đặt ra lịch gặp cụ thể với nhân viên, dành ra những khoảng thời gian cố định để kiểm tra e-mail và chat nội bộ.

Phát triển công việc

Bạn sẽ thành công trong việc quản lý nếu bạn biết sắp sếp công việc thật hiệu quả.

Phát triển kỹ năng đọc nhanh

Những nhà quản lý thành công nhất là những người có khả năng đọc nhanh “siêu phàm”. Hãy tưởng tượng mỗi ngày bạn nhận hàng trăm email của nhân viên, của sếp trên, của đồng nghiệp và khách hàng, hàng chục tài liệu dài như “sớ táo quân”, bạn sẽ dành bao nhiêu thời gian để đọc chúng? Một người trung bình đọc được khoảng 200-250 từ/phút, nhưng những người đọc nhanh có thể đọc đến 800-1.000 từ/phút. Họ có bí quyết gì? Thay vì đọc từng từ một, họ đọc lướt cả văn bản để nắm những ý chính. Nếu bạn dành 15 phút mỗi ngày để luyện tập, chỉ sau một thời gian ngắn, tốc độ đọc của bạn sẽ tăng gấp đôi.

Dành 1 tiếng mỗi ngày cho riêng bạn

Tiến sĩ Donald E. Wetmore với 14 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý thời gian chia sẻ bí quyết của mình “Bạn đừng ‘hào phóng’ ban tặng thế giới hết 24 giờ quý báu của mình. Hãy giữ lại một tiếng cho riêng mình. Đó là thời gian để bạn làm những việc mà bạn nói là không có thời gian để làm: đọc một quyển sách, học bơi, nấu ăn, nghiên cứu cho kế hoạch kinh doanh của bạn trong tương lai. Nếu mỗi ngày bạn dành 1 tiếng, cả năm bạn sẽ có 365 giờ dành cho những hoạt động mà bạn từng than phiền là không có thời gian để làm trước đây.” Hẳn bạn còn nhớ nếu bạn dành 1 giờ mỗi ngày nghiên cứu lĩnh vực mình yêu thích, bạn sẽ trở thành chuyên gia trong lĩnh vực đó trong vòng 5 năm? Hãy thử áp dụng bí quyết này, mỗi ngày bạn sẽ “tạo” được cho mình 1 giờ quý báu đó.

Mặt khác, để sử dụng tốt quỹ thời gian bạn cần có sự tập trung cao độ để giải quyết dứt điểm công việc. Bên cạnh đó, hãy rèn luyện cho mình những kỹ năng quan trọng góp phần rút ngắn thời  gian như  kỹ năng ghi nhớ tốt, kỹ năng đọc nhanh. Những kỹ năng này sẽ hỗ trợ đắc lực bạn để tiếp nhận thông tin chính xác và nhanh chóng khi giải quyết các công việc qua điện thoại,  email hay các bản báo cáo, kế hoạch.

Bạn thấy không, quản lý thời gian đâu quá khó khăn. Bạn sẽ thành công trong việc quản lý nếu bạn biết sắp sếp công việc thật hiệu quả.

Nguồn: Sưu tầm